اصول بایگانی
اصل آسان بودن : به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.
اصل قابلیت اجرا :براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.
اصل قابلیت انعطاف :به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحوالت را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی الزم را انجام داده باشد.
اصل دقت و سرعت :سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشد که در عین دقت و صحت، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.
اصل افراد با صلاحیت:کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط الزم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.

سرویس بیمه مرسولات با ارزش اظهارشده
این سرویس به منظور تامین نیاز مشتریان، برای ارسال وجه نقد، اسناد و اوراق بهادار و در جهت تضمین و امنیت محتویات مرسولات راه اندازی شده است. فرستندگان براساس نیاز و با توجه به ارزشمند بودن محتویات مرسوله ی خود میتوانند از سرویس فوق استفاده کنند. در این سرویس فرستنده، ارزش واقعی مرسوله خود را اعلام میکند و در ازای آن مبلغی از ارزش اظهارشده مرسوله را به تفکیک داخله و خارجه میپردازد؛ در صورت آسیب، فقدان یا ضایع شدن این مرسولات ، ادارات پست موظفند عالوه بر کرایه پرداخت شده، حداکثر برابر ارزش اظهار شده مرسوله را به فرستنده یا حسب مورد گیرنده، غرامت پرداخت کنند.

2 -تعریف گزارش
گزارش را می توان انتقال اطلاعات ،رویدادها، نتایج تحقیق ها و بررسی های انجام شده به مقام باالتر و یا هم تراز اداری برای تصمیم گیری و استفاده علمی، فنی، یا اداری تعریف کرد.

آیین نامه
آیین نامه از لحاظ لغوی به معنی دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته میشود مانند مواردی که
در شرح و تفسیر یا دستور اجرایی مرام نامه یا اساس نامه نوشته شده باشد.

اجزای نامه های اداری :
هر نامه اداری از 6 بخش تشکیل می شود:

سرلوحه
عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
متن نامه
امضاء نامه
گیرنده رونوشت
نشانی و تلفن

مزایای غیر مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری ورشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند

از:

کاهش وابستگی به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر
نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات
به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهههای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد
به دلیل ارائه بهتر اطالعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود
رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطالعهاتی و قابلیت الزم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

14.پلانگذاری چیست؟

عبارت ازتعین اهداف وفعالیت هابا زمان بندی آن ارزیابی وانتخاب فعالیت وبالاخره ترتیب شرح مصارف فعالیت ها میباشد. ونکات اساسی پلانگذاری قرارذیل است.

1- اهداف پلانگذاری2- فعالیت های که این اهداف را پیاده میکند 3- منابع که دربرابرشدن اهداف استفاده میشود.

14.نکات ذیل سازماندهی:

1- تشخیص وتنظیم فعالیت های مورد ضرورت

2- گروپ بندی فعالیت های که جهت دستیابی به اهداف آن ضرورت میباشد

3- تخصیص گروپی ازفعالیت هابه یک مدیرویا اداره چه که صلاحیت های لازم به وی تفویض شده باشد.

✘ توصیف خلاصه نادرست

فارغ التحصیل رشته کامپیوتر ، فعال و پویا و علاقمند به پیشرفت و یادگیری
تلاشگر،با احساس مسئولیت بالا ، روحیه کار تیمی، و همراه علاقمند به یادگیری
گرافیست بااستعداد و علاقه مند به یادگیری و پیشرفت در زمینه طراحی
تقریباً 90 درصد رزومه ها پر از این جملات هستند. استعداد بالا، روحیه تیمی بالا، علاقمند به پیشرفت و یادگیری، اینها جملاتی تکراری هستند که فقط رزومه را پر می کنند و هیچ ارزش دیگری برای مدیری که رزومه شما را می خواند، ندارد.

انواع جلسات
جلسات انواع مختلفی دارند؛ در اینجا ما بر آن‌هایی تمرکز داریم که به موارد زیر می‌پردازند:

جلسات اطلاع‌رسانی
جلسات آنلابن ساده‌­ای هستند که یک عضو، معمولاً رئیس جلسه، اطلاعات یا تصمیمی را اعلام می‌کند که بر همه­ افراد حاضر در جلسه تأثیرگذار است. چنین جلساتی حالتی رسمی دارند، زیرا هدف آن‌ها آگاهی دادن به اعضا و بحث در مورد پیامدها یا نحوه­ استفاده از اطلاعات به بهترین شکل است.

جلسات مشاوره
این جلسات برای بحث در مورد یک خط‌مشی یا نوآوری خاص استفاده می‌شوند و دیدگاه شرکت‌کنندگان در مورد چنین خط‌مشی یا ایده‌ای را به دست می‌آورند؛ مانند:بررسی خط‌مشی فعلی بیان نقص­‌های آن پیشنهاد تغییر تأکید بر مزایای چنین تغییری پذیرش تمام نقاط ضعف پرسیدن نظرات

جلسات حل مسئله
در این جلسات رئیس جلسه، مسئله را تا حد ممکن به‌وضوح بیان می‌کند. اعضا باید با توجه به تجربه، تخصص یا علاقه­ خود انتخاب شوند و سپس تا حد ممکن به آن‌ها اطلاعات داده شود تا ایده‌ها، راهنمایی‌ها و نتیجه‌گیری‌های خود را ارائه دهند. (به مقاله­ حل مسئله رجوع کنید)

جلسات تصمیم‌گیری
این نوع جلسات تمایل به پیروی از یک روش متداول دارند:

توصیف مشکل تجزیه‌وتحلیل مشکل ایده پردازی تصمیم‌گیری در مورد بهترین ایده نتیجه‌­گیری

بسیاری از سازمان‌ها، کانون­ها و انجمن‌ها جلسات منظمی برگزار می‌کنند تا اعضا بتوانند گزارش‌های خود را در مورد پیشرفت کارهای فعلی ارائه داده و به برنامه‌ریزی‌های فعلی و آینده بیندیشند. چنین جلساتی می‌توانند عناصر مختلفی از چهار نمونه فوق را شامل شوند.