صرفه‌جویی در زمان و منابع سازمان
اتوماسیون اداری وظایف پیچیده‌ای را که نیازمند صرف زمان و منابع زیادی بودند؛ ساده‌سازی و خودکار می‌کند. با وجود آخرین فناوری‌های کامپیوتری و ارتباطات شبکه اکنون محدودیت‌های جغرافیایی در کسب و کار معنایی ندارد. نمونه‌ دیگری از صرفه‌جویی در سازمان با نرم افزار اتوماسیون اداری را میتوان در ذخیره‌سازی دیجیتال مشاهده کرد.

به این ترتیب دیگر نیازی به تهیه اسناد کپی به شیوه کاغذی وجود ندارد و ضمن صرفه‌جویی در هزینه کاغذ سازمان، به طبیعت نیز خدمت می‌کنید. اتوماسیون اداری فراگستر با صرفه‌جویی ماهانه یک میلیارد تومانی در بانک ملی ایران دارای تجربه‌ای درخشان در این مقوله است.

بر طبق تفاهم نامه منعقد بین وزارت امور اقتصادی و دارایی و دیوان محاسبات کل کشور، نظام مالی تعهدی بخش عمومی با اهداف زیر تدوین و اجرا می‌شود:

تغییر مبنای شناسایی رویدادهای مالی بخش عمومی (از نقدی به تعهدی)
بسترسازی محاسبه بهای تمام‌شده محصولات و خدمات
ایجاد امکان بودجه‌ریزی بر مبنای فعالیت
ایجاد امکان ارزیابی کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی در مصرف منابع دولتی
بسترسازی لازم برای استفاده از فن‌آوری های نوین اطلاعات در همه فرآیندهای مربوط
ارائه صورت‌های مالی با قابلیت مقایسه بر اساس استانداردهای حسابداری بخش عمومی
ارتقاء سودمندی اطلاعات گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری استفاده کنندگان و ایفای مسئولیت پاسخگویی

تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان
انسان ها از گذشته های دور در اندیشه ی استفاده مفید، کارآ و اثربخش از منابع، توانایی ها و امکانات محدود و در دسترس خود بوده اند. با پیشرفت و پیچیده تر شدن ارتباطات، سازمان ها برای حفظ منابع ورودی خود دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود نهایت استفاده را داشته باشند. در محیط پر رقابت امروزی استفاده از سیستم های اطلاعاتی و در نتیجه ی آن اتوماسیون های اداری اهمیتی دوچندان پیدا کرد.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش محصول یا بازده می شود. همچنین این سیستم ها موجب صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شود. بکارگیری نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیز در کنترل امور وو سازماندهی پرسنل نقش چشمگیری دارد. نیاز کمتر به تشریفات و کنترل برای نظارت بر جریان کار بین ادارات،، افزایش اثربخشی کارکنان و رضایت شغلی آنها نیز از دیگر اثرات پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان هاست.

در آخر باید بگوییم که تحقیقات نشان داده است سرمایه گذاری بیشتر بر روی فناوری اطلاعات و سیستم های اتوماسیون اداری تاثیر مستقیمی بر بازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی داشته است و سازمان هایی که همگام با این تغییرات حرکت نکنند متحمل زیان خواهند شد.

پیدایش سیستم حسابداری دو طرفه:
سیستم دفترداری دوطرفه به آرامی و در پی مجموعه ای از ابداعات پیاپی در فاصله سالهای 1350-1250 میلادی در ایتالیا زاده شد و تکامل یافت . گسترش فن دفترداری دوطرفه به سراسر اروپا مرهون انتشار کتاب ریاضیاتی است که لوکا پاچیولی (Luca Pacioli) در سال ۱۴۹۴ تالیف کرده است .

بخشی از این کتاب به حسابداری اختصاص داشت که نخستین توصیف مدون از سیستم حسابداری دوطرفه است.

در این بخش از کتاب ، پاچیولی با استفاده از منابع و روش های موجود سه دفتر اصلی حساب را به ترتیب زیر تشریح می کند:

دفتر باطله (Waste Book): در ایران این دفتر را دفتر کپیه یا مسدوده هم نامیده اند . که خلاصه معاملات تاجر به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شد .
دفتر روزنامه (Journal): که در آن مطالب دفتر باطله تلخیص و بر حسب بدهکار و بستانکار ثبت می گردید .
دفتر کل (Ledger): حاوی حساب های واقعی که ثبت های دفتر روزنامه به آن نقل می گردید .

رساله پاچیولی (که او را پدر حسابداری می نامند) به علت سادگی، روانی و ارزش های عملی در طول قرنهای پانزدهم و شانزدهم به اغلب زبان های اروپایی ترجمه شد و حسابداری دوطرفه تا اواخر قرن هفدهم در اغلب کشورهای اروپایی رواج یافت .

از زمان به وقوع پیوستن انقلاب صنعتی در انگلستان، نیاز به حسابداری به شکل چشم گیری افزایش یافت . پس از انقلاب صنعتی آمریکا هم از آنجا که سرمایه های شخصی زیادی در شرکت ها وارد گردید و موجب توسعه هر چه بیشتر آنها شد و در نتیجه باعث به وجود آمدن غول های صنعتی قرن بیست و یکم شد.

تخفیف بر اساس توافق طرفین به چه منظور می باشد؟
در حالت عامیانه ممکن است بین خریدار و فروشنده، چانه زنی وجود داشته باشد و دو طرف معامله با قیمت مشخصی به توافق می رسند. این نوع تخفیفات که بر اساس توافق صورت می گیرد، در دفاتر حسابداری ثبت نمی شود.

تاثیر خودکارسازی فرآیند اداری بر رشد سازمان چگونه است؟

در دنیای امروز که فناوری جایگاه ویژه ای پیدا کرده، استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. حجم بالای فرآیندها و سازمانهایی که به سرعت درحال تغییرند، گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان را با اهمیت تر از همیشه کرده است.

مدیران و مسئولان هوشمند دریافته اند که برای همگامی با این دنیای سریع بایستی به مدیریت زمان در مجموعه ی تحت رهبری خود بیشتر بها بدهند. همین امر نیز سازمان ها را به سمت اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای اداری هدایت کرده است.

تمامی سازمان ها اهداف و ماموریت هایی دارند که در صدد تحقق آنها هستند. تحقق این اهداف مستلزم اجرای فعالیت ها و اقداماتیست که در طول اجرا و همچنین در پایان کار، درگیر اسناد و مدارک مختلفی می شود. پیش از این، اسناد و مدارک و هر گونه مکاتبات به صورت دستی و فیزیکی، و با صرف هزینه های بسیاری تهیه می شدند. نگهداری این اسناد و مدارک و حفظ امنیت آنها نیز از معضلاتی بود که با بزرگتر شدن سازمان ها، جدی تر میشد.

این اسناد و مدارک از این رو حساسیت دارند که حاوی اطلاعات و تجربیات ارزشمندی هستند و مسیر رشد سازمان و تحقق اهدافش را تضمین می کنند. اهمیت اطلاعاتی و استراتژیکی این اسناد و مدارک موجب شد تا روش های سنتی مکاتبات و بایگانی، جای خود را به سیستم های مکانیزه و الکترونیکی بدهند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری گامی بلند در راستای تسریع فعالیت های سازمان است و مدیران سازمان ها لازم است با دیدی آینده نگر به این تکنولوژی توجه نمایند.

ماده 4 آیین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:
آن دسته از حسابداران رسمی که تمام وقت خود را به خدمات حسابرسی و بازرسی قانونی یا سایر خدماتی که به تشخیص هیئت جز وظایف حسابدار رسمی تلقی گردد، تخصیص دهند و دارای مشاغل دیگری اعم از موظف و غیر موظف (به استثنای تدریس پاره وقت در دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی) نباشند، حسابدار رسمی شاغل نامیده می شوند و در غیر این صورت، حسابدار رسمی غیر شاغل شناخته خواهند شد.

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS ازنظر عملکرد
با نگاهی اجمالی به فواید BPMS می‌توان به تشابه آن با مزایای سیستم اتوماسیون اداری پی برد. اما عامل اصلی تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در عملکرد آن‌ها نهفته است. خودکارسازی جریانات قابل پیش‌بینی و تکراری سازمان در قالب بستر نرم‌افزاری تعریفی است که در مقالات اتوماسیون اداری به عنوان عملکرد این ابزار ذکر می‌شود. در واقع بستر اتوماسیون اداری خودکارسازی مکاتبات در سازمان است. از طرفی درخواست خدمات، سفارشات خرید، درخواست‌های مرخصی و… تنها بخش کوچکی از عملیات روزانه در یک سازمان هستند که می توان براحتی به مکانیزه کردن آنها با BPMS پرداخت.

سازمان‌ها دارای فرآیندهای بیشماری هستند این فرآیندها یک سری جریان‌های قابل پیش‌بینی و تکراری را دنبال می‌کنند. اتوماسیون اداری با مکانیزم کردن و خودکارسازی عملیات خسته‌کننده روزانه، به روند اداری سرعت و سهولت می‌بخشد. در عمل نرم‌افزار اتوماسیون اداری و به صورت ویژه‌تر نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار گذاشتن یک میز کار، کارتابل و تعریف دبیرخانه به مکاتبات داخل سازمانی و مدیریت منابع اطلاعاتی نظم داده و آن را از خطای انسانی مصون می‌دارد.

مرحله ایجاد
در این مرحله هدف، کنترل و کاهش تولید اسناد است و اهم تعهداتی که برای رسیدن به این هدف الزم است به شرح زیر می باشد:

کنترل و جلوگیری از تکثیر بی رویه اسناد
کنترل دریافت اسناد
به کارگیری روش های استاندارد و متحدالشل در مکاتبات اداری
استاندارد نمودن فرم نامه ها و کاغذها

بایگانی و آرشیو
بایگانی مجموعه ای از اسناد و یا پرونده های تاریخی یا اولیه است. این کلمه همچنین ممکن است به محل نگهداری اسناد اشاره کند. بایگانی برای حفظ دائم یا طوالنی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده می شود.

بایگانی عبارت است از فن اداره، نظارت و حفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری ومراجعه که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت.