مرحله امحاء :
در این مرحله هدف از بین بردن اسناد غیر ضروری براساس مراحل اداری، یا وجود کنترل شدید در ایجاد اسناد و اتخاذ بهترین روش برای تشکیل پرونده، و استفاده از مناسب ترین تجهیزات است. درمرحله امحاء وظایف مدیران اسناد به شرح زیر است:

ایجاد واحد بایگانی راکد و تدوین مقررات آن
تنظیم دستورالعمل های اجرایی برای مدیران قسمت های مختلف و جهت انتقال پرونده های راکد به بایگانی
تعیین ارزشهای اولیه و استنادی اسناد
هماهنگی با آرشیو ملی جهت ارزشیابی ثانویه و انتقال اسناد واجد ارزش دائمی به آرشیو ملی
تعیین مدت زمان نگهداری اوراق و پرونده ها در دستگاه
اخذ مجوز امحاء از شورای آرشیو
اجرای مصوبات شورای آرشیو، جهت از بین بردن اوراق زائد

اصول بایگانی
اصل آسان بودن : به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.
اصل قابلیت اجرا :براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.
اصل قابلیت انعطاف :به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحوالت را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی الزم را انجام داده باشد.
اصل دقت و سرعت :سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشد که در عین دقت و صحت، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.
اصل افراد با صلاحیت:کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط الزم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.

سرویس بیمه مرسولات با ارزش اظهارشده
این سرویس به منظور تامین نیاز مشتریان، برای ارسال وجه نقد، اسناد و اوراق بهادار و در جهت تضمین و امنیت محتویات مرسولات راه اندازی شده است. فرستندگان براساس نیاز و با توجه به ارزشمند بودن محتویات مرسوله ی خود میتوانند از سرویس فوق استفاده کنند. در این سرویس فرستنده، ارزش واقعی مرسوله خود را اعلام میکند و در ازای آن مبلغی از ارزش اظهارشده مرسوله را به تفکیک داخله و خارجه میپردازد؛ در صورت آسیب، فقدان یا ضایع شدن این مرسولات ، ادارات پست موظفند عالوه بر کرایه پرداخت شده، حداکثر برابر ارزش اظهار شده مرسوله را به فرستنده یا حسب مورد گیرنده، غرامت پرداخت کنند.

2 -تعریف گزارش
گزارش را می توان انتقال اطلاعات ،رویدادها، نتایج تحقیق ها و بررسی های انجام شده به مقام باالتر و یا هم تراز اداری برای تصمیم گیری و استفاده علمی، فنی، یا اداری تعریف کرد.

آیین نامه
آیین نامه از لحاظ لغوی به معنی دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته میشود مانند مواردی که
در شرح و تفسیر یا دستور اجرایی مرام نامه یا اساس نامه نوشته شده باشد.

اجزای نامه های اداری :
هر نامه اداری از 6 بخش تشکیل می شود:

سرلوحه
عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
متن نامه
امضاء نامه
گیرنده رونوشت
نشانی و تلفن

مزایای غیر مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری ورشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند

از:

کاهش وابستگی به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر
نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات
به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهههای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد
به دلیل ارائه بهتر اطالعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود
رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطالعهاتی و قابلیت الزم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

14.پلانگذاری چیست؟

عبارت ازتعین اهداف وفعالیت هابا زمان بندی آن ارزیابی وانتخاب فعالیت وبالاخره ترتیب شرح مصارف فعالیت ها میباشد. ونکات اساسی پلانگذاری قرارذیل است.

1- اهداف پلانگذاری2- فعالیت های که این اهداف را پیاده میکند 3- منابع که دربرابرشدن اهداف استفاده میشود.

14.نکات ذیل سازماندهی:

1- تشخیص وتنظیم فعالیت های مورد ضرورت

2- گروپ بندی فعالیت های که جهت دستیابی به اهداف آن ضرورت میباشد

3- تخصیص گروپی ازفعالیت هابه یک مدیرویا اداره چه که صلاحیت های لازم به وی تفویض شده باشد.

✘ توصیف خلاصه نادرست

فارغ التحصیل رشته کامپیوتر ، فعال و پویا و علاقمند به پیشرفت و یادگیری
تلاشگر،با احساس مسئولیت بالا ، روحیه کار تیمی، و همراه علاقمند به یادگیری
گرافیست بااستعداد و علاقه مند به یادگیری و پیشرفت در زمینه طراحی
تقریباً 90 درصد رزومه ها پر از این جملات هستند. استعداد بالا، روحیه تیمی بالا، علاقمند به پیشرفت و یادگیری، اینها جملاتی تکراری هستند که فقط رزومه را پر می کنند و هیچ ارزش دیگری برای مدیری که رزومه شما را می خواند، ندارد.

انواع جلسات
جلسات انواع مختلفی دارند؛ در اینجا ما بر آن‌هایی تمرکز داریم که به موارد زیر می‌پردازند:

جلسات اطلاع‌رسانی
جلسات آنلابن ساده‌­ای هستند که یک عضو، معمولاً رئیس جلسه، اطلاعات یا تصمیمی را اعلام می‌کند که بر همه­ افراد حاضر در جلسه تأثیرگذار است. چنین جلساتی حالتی رسمی دارند، زیرا هدف آن‌ها آگاهی دادن به اعضا و بحث در مورد پیامدها یا نحوه­ استفاده از اطلاعات به بهترین شکل است.

جلسات مشاوره
این جلسات برای بحث در مورد یک خط‌مشی یا نوآوری خاص استفاده می‌شوند و دیدگاه شرکت‌کنندگان در مورد چنین خط‌مشی یا ایده‌ای را به دست می‌آورند؛ مانند:بررسی خط‌مشی فعلی بیان نقص­‌های آن پیشنهاد تغییر تأکید بر مزایای چنین تغییری پذیرش تمام نقاط ضعف پرسیدن نظرات

جلسات حل مسئله
در این جلسات رئیس جلسه، مسئله را تا حد ممکن به‌وضوح بیان می‌کند. اعضا باید با توجه به تجربه، تخصص یا علاقه­ خود انتخاب شوند و سپس تا حد ممکن به آن‌ها اطلاعات داده شود تا ایده‌ها، راهنمایی‌ها و نتیجه‌گیری‌های خود را ارائه دهند. (به مقاله­ حل مسئله رجوع کنید)

جلسات تصمیم‌گیری
این نوع جلسات تمایل به پیروی از یک روش متداول دارند:

توصیف مشکل تجزیه‌وتحلیل مشکل ایده پردازی تصمیم‌گیری در مورد بهترین ایده نتیجه‌­گیری

بسیاری از سازمان‌ها، کانون­ها و انجمن‌ها جلسات منظمی برگزار می‌کنند تا اعضا بتوانند گزارش‌های خود را در مورد پیشرفت کارهای فعلی ارائه داده و به برنامه‌ریزی‌های فعلی و آینده بیندیشند. چنین جلساتی می‌توانند عناصر مختلفی از چهار نمونه فوق را شامل شوند.

بیان مشکلات بدون نیاز به اطلاعات تخصصی
هسته اصلی مدیریت رخداد، مفهوم Service Desk است که نقطه‌ی اتصال به مشتری می‌باشد. اساساً، انتخاب نوع نیاز و تخصص لازم برای حل مشکل مشتری نباید به خود آنها سپرده شود در واقع نیازی نیست مشتری از نوع مشکل و رخداد خود مطلع باشد. اینکه این مشکل و رخداد از چه نوعی است و چه کسی باید چه راه‌ حلی را برای آن در نظر بگیرد به عهده‌ی Service Desk و فرایند مدیریت رخداد است. این امر بسیار مهم و حیاتی است، زیرا نمی‌توان همیشه از مشتری انتظار داشت که بداند تکنولوژی مورد استفاده چگونه کار می‌کند.

تصور کنید که یک فرد عادی هستید که در یکی از قسمت‌های داخلی بدن خود احساس درد می‌کنید، طبیعتا شما به یک پزشک عمومی و یا به بخش اورژانس یک بیمارستان مراجعه خواهید کرد و در صورت تشخیص پزشک به متخصص ارجاع داده خواهید شد. از یک فرد عادی انتظار نمی‌رود که با مشاهده‌ اندک نشانه‌ای از بیماری یا درد، توان تشخیص بیماری و انتخاب متخصص مورد نظر را داشته باشد.

رعایت اصول اولیه‌ Service ِDesk برای حصول اطمینان از مدیریت موثر رخدادها ضروری است. تطبیق تماس‌ها یا درخواست‌های جدید با موارد قبلی به منظور اطمینان از هدر نرفتن وقت کارشناسان از جمله‌ این اصول اولیه می‌باشد. امروزه، به جای مکالمه با مشتریان و پیگیری درخواست‌های آن‌ها، روال ثبت درخواست‌ها به کمک نرم‌افزارهایی مانند دانا پُرو با قابلیت‌هایی نظیر مدیریت درخواست‌ها و مدیریت تغییرات بسیار رایج و متداول است.

وظایف بخش بایگانی چیست؟
وظایف بایگانی در موارد ذیل خلاصه می شود: نظارت و کنترل برای دریافت و تحویل پرونده ها و مکاتبات از قسمت های مختلف اداره، تشکیل پرونده ها در برابر کدهای مشخص شده در بخش های مربوطه، شماره گذاری تمامی سوابق ارسال شده به بایگانی، تحویل گرفتن پرونده ها و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده، برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی، تعویض زونکن های فرسوده شده و پشت نویسی پرونده ها و زونکن هاو بررسی زمان امحا اوراق